Zeven ingrediënten voor een zorgeloze administratie 

Een goede administratie is een spiegel van je onderneming. Je kunt er ontzettend veel informatie uit halen, die je helpt bij het leiden van je bedrijf. Toch denken veel ondernemers dat het bijhouden van een administratie alleen noodzakelijk is voor de fiscus, de bank en/of de boekhouder. 

Met de onderstaande ingrediënten wil ik je niet alleen een recept geven voor het inrichten en bijhouden van de administratie van jouw onderneming, maar wil ik je vooral laten zien dat je zelf degene bent die baat heeft bij een zorgeloze administratie. Het geeft je grip op de zaken, inzicht in je bedrijf en rust in je hoofd. 

1. Kies een manier van werken die bij je past 

Administratie is de vastlegging van alles wat er binnen je onderneming gebeurt. Dat vastleggen kun je op heel veel verschillende manieren doen. Als je een manier kiest die goed bij je past, is het makkelijker om je administratie zorgeloos bij te houden. 

Ben je net gestart met je onderneming en zijn er nog weinig mutaties? Dan kun je prima een rekenprogramma zoals Excel gebruiken om je administratie in bij te houden. Je betaalt dan geen kosten voor gebruik van een boekhoudprogramma.  

Naarmate je bedrijf groter wordt, wegen de kosten van het programma niet meer op tegen de structuur en het overzicht dat een boekhoudprogramma biedt. Als je veel onderweg bent kun je kiezen voor een programma in de cloud, zodat je overal de informatie uit je administratie tot je beschikking hebt. 

Als je een goed lopend bedrijf hebt, dan kun je overwegen om de verwerking van de (financiële) administratie uit te besteden, zodat jij je handen vrij hebt voor je onderneming.  

 2. Zorg voor een duidelijke en herkenbare inrichting 

Als je begrijpt wat je administratie te vertellen heeft, wordt het meer dan alleen een vastlegging van gegevens.  

Bij het inrichten van je administratie is het belangrijk dat je jouw bedrijf als uitgangspunt neemt. Wat is voor jou belangrijk om te weten? Bied je bijvoorbeeld verschillende diensten aan, dan zou het fijn kunnen zijn om in je administratie per dienst de omzet, directe kosten en de winstmarge terug te zien. En wil je kosten besparen dan is het handig om elke maand je kosten te kunnen vergelijken met het budget dat je hiervoor hebt. 

Juist als je net met je onderneming bent gestart, kun je veel profijt hebben van de structuur van een goed opgezette administratie. En ook als je zelf de administratie bijhoudt kun je de hulp van een administratieve dienstverlener inschakelen voor het opzetten en inrichten ervan.    

3. De voordelen van een zakelijke bankrekening 

Je bent niet verplicht om een zakelijke rekening voor je onderneming te openen. Soms wordt het vanwege de extra kosten die zo’n rekening met zich meebrengt niet gedaan of uitgesteld. Toch is een zakelijke rekening wel aan te raden. 

Het grootste voordeel van een zakelijke rekening is dat je je zakelijke administratie scheidt van je privé administratie. Het maakt je administratie eenvoudiger en dat scheelt jou en je boekhouder tijd. Ook helpt het bij de onderbouwing van het zakelijke karakter van bepaalde kosten.  

Met een zakelijke rekening heb je gemakkelijker inzicht in de financiële situatie van je bedrijf. Je kunt maandelijks een vast bedrag naar een privé- op zakelijke spaarrekening overmaken. Dit helpt je om je zakelijke doelen te bereiken. 

Tenslotte komt het ook professioneler over als in de omschrijving van de bank bij een betaling jouw bedrijfsnaam komt te staan.  

4. Rust en regelmaat 

Het bijhouden van je administratie gaat het beste als je ongestoord kunt werken op een rustige, aangename plek waar je niet te veel wordt afgeleid.  

Kies een vast moment (bijvoorbeeld de eerste maandag van de maand, iedere vrijdagochtend) voor het bijwerken van je administratie. Als je dit moment als terugkerende afspraak in je agenda zet en je er aan houdt, dan zul je merken dat het na verloop van tijd geen enkele moeite kost om er even voor te gaan zitten. 

Of maak een afspraak om elke maand of kwartaal je administratie bij te werken bij de boekhouder op kantoor. Zo blijft hij/zij op de hoogte van wat er speelt in je bedrijf en kun je gelijk vragen stellen! 

5. Stop met uitstellen 

Het allerbelangrijkste ingrediënt voor een zorgeloze administratie is stoppen met uitstellen. Het wordt namelijk pas echt zorgeloos als je: 

  • Elke dag je gewerkte uren (en eventueel zakelijke kilometers) bijhoudt in je agenda of via een app. Dit levert je, naast een mogelijke fiscale aftrekpost, ook inzicht op in je tijdsbesteding.   
  • Niet te lang wacht met factureren en na overschrijden van de vervaldatum gelijk een vriendelijke herinnering stuurt.  
  • Aan het einde van de week alle losse bonnen in een insteekhoes bij je administratie doet.  
  • Maandelijks je bankmutaties download en opslaat en daarna controleert of je van alle transacties een factuur of bon hebt.

    6. Reserveer je belasting  

Stress als er een blauwe envelop op de deurmat valt? Houd er altijd rekening mee dat er genoeg geld op je rekening staat voor het betalen van belastingen. Dit kun je doen door steeds een percentage van je omzet opzij te zetten op een aparte (spaar)rekening voor BTW of inkomstenbelasting. Op basis van een schatting van jouw resultaat kan je boekhouder uitrekenen welk percentage van je omzet je mag reserveren voor de inkomstenbelasting. 

Gebruik daarnaast bij elke betaling het juiste betalingskenmerk. Doe je dit niet, dan is de kans groot dat de betaling zoek raakt en de Belastingdienst je alsnog beboet vanwege niet betalen. Vaak kan dit achteraf wel weer worden teruggedraaid, maar als je het gelijk goed doet bespaart het stress, tijd en geld.  

Neem altijd contact op met je boekhouder of adviseur als je een naheffingsaanslag ontvangt, waarbij de Belastingdienst het belastingbedrag ambtshalve heeft vastgesteld. Vaak is de aanslag hoger dan het werkelijk verschuldigde bedrag en kan het gemakkelijk worden verlaagd.   

7. Bereid de bespreking van de jaarrekening goed voor  

Tenslotte nog enkele tips om je voor te bereiden op de bespreking van de jaarrekening.  

Lees het rapport eerst rustig door, en vraag je bijvoorbeeld het volgende af:  

  • Hoeveel omzet staat er tegenover de tijd die ik kwijt ben aan mijn onderneming? Is mijn uurtarief hoog genoeg? Doe ik (te) veel dingen zonder dat er omzet tegenover staat?   
  • Hoe verhoudt de omzet, bruto marge, winst zich ten opzichte van wat ik verwachtte en ten opzichte van voorgaande jaren? Is er een verklaring voor een afwijking? 
  • Bekijk wat je grote kostenposten zijn en vraag je af of je het komende jaar ergens op kunt besparen.  
  • Bekijk of bespreek met je boekhouder hoe je de administratie zo kunt inrichten dat de gegevens die je vastlegt ook daadwerkelijk de informatie opleveren die je wilt hebben. Het is fijn als je je eigen onderneming kunnen herkennen in de administratie en het jaarrapport. Je kunt aan de boekhouder vragen of hij of zij de administratie zo wil inrichten dat het beter aansluit met de werkelijkheid. 

Met de bovenstaande zeven ingrediënten heb je alles in huis voor een zorgeloze administratie. Natuurlijk zijn we benieuwd of jij ook alle ingrediënten toepast! Of misschien heb je zelfs wel een secret ingredient dat je met ons wilt delen 😊. 

Mocht je administratie nog wat extra’s kunnen gebruiken, voeg dan stapje voor stapje een ingrediënt toe, net zo lang tot je tevreden bent. 

En heb je hulp of advies nodig bij het (anders) inrichten van je administratie? Stel dan je vraag aan ons via support@hartvooradministratie.nl.